En ce début d'année, vous êtes sans doute occupés à rattraper votre retard dans vos courriels et autres après la saison des fêtes. Cependant, ne négligez pas que les cabinets juridiques doivent boucler leurs comptes de décembre et se concentrer sur la rédaction de leurs états financiers de fin d’année. Ces documents financiers de fin d’année sont essentiels pour les divers dépôts de fin d’année de votre cabinet auprès des divers organismes de réglementation.
Plus important encore, la compréhension des paramètres financiers et du fonctionnement de votre cabinet est essentielle pour pouvoir prendre des décisions éclairées en matière d’affaires et d’allocation des ressources.
Cet article traite des paramètres comptables et financiers sur lesquels les avocats devraient se concentrer lors de la préparation et de l'examen de leurs états financiers de fin d'exercice afin de prendre le pouls de leurs résultats financiers annuels. N'oubliez pas que votre cabinet d'avocats est une entreprise et que vous devez connaître, comprendre et poser des questions sur les performances de votre cabinet. Ceci est essentiel pour la réussite financière de votre cabinet et pour prendre des décisions commerciales qui donneront à votre cabinet la direction à suivre au cours des prochaines années.
Avant de passer à la préparation des états financiers, vous devez vous assurer que vos livres et registres financiers sont proprement mis à jour pour l’ensemble de l’année.
Voici quelques-uns des principaux domaines comptables (et de la tenue de livres) à résoudre :
- Vos divers comptes (opérations, fiducie et diverses cartes de crédit professionnelles) sont-ils correctement rapprochés en date du 31 décembre 2019? Les éléments en suspens non clarifiés sont-ils documentés et approuvés?
- Les revenus sont-ils enregistrés/classés correctement pour chaque offre de services et domaine de pratique? Toute classification erronée peut avoir une incidence sur la rémunération des partenaires et du personnel.
- Toutes les dépenses sont-elles correctement comptabilisées/enregistrées ? Assurez-vous d'inclure les primes, la paie et toutes les dépenses professionnelles de 2019 pour lesquelles les factures n'ont pas encore été reçues.
- Avez-vous enregistré ou déclaré (si vous devez produire un rapport trimestriel ou mensuel) correctement vos obligations en matière de taxe d’accise (TVH/TPS/TVP)? Effectuez les ajustements nécessaires pour le solde de fin d’année.
- Existe-t-il des radiations sur des créances ayant des problèmes de recouvrement? Dans l’affirmative, assurez-vous que la radiation est effectuée correctement.
- Avez-vous acheté des immobilisations ou engagé des coûts au titre des améliorations locatives? Sont-ils correctement enregistrés?
- Les registres non facturés sont-ils correctement pris en compte (les changements dans les lignes directrices de l’article 34 de la Loi de l’impôt sur le revenu, par exemple)?
- Les comptes de capitaux propres des partenaires sont-ils correctement rapprochés et vérifiés? Cela comprend la prise en compte des dividendes, la répartition des bénéfices et les injections de capitaux (le cas échéant).
Généralement, ces questions sont applicables quel que soit le type ou la taille du cabinet.
Passons maintenant aux indicateurs financiers. Les informations et les décisions basées sur les données sont des choses avec lesquelles les cabinets juridiques présentent toujours un certain retard. Les processus de votre cabinet doivent vous permettre d'accéder à vos propres données afin de comprendre votre performance financière et d'identifier les domaines à améliorer. Je dirais que c'est un domaine dans lequel les avocats devraient investir du temps (peut-être quelques heures par mois et un peu plus à la fin de l'année). Pour parfaire leur réussite, certains cabinets d'avocats préparent un tableau de bord périodique montrant les principaux paramètres financiers et ils exploitent ce tableau de bord pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Voici quelques points importants à considérer :
- Quels sont les principaux indicateurs clés de performance (ICP) de votre cabinet? Quelle a été la performance de votre cabinet vis-à-vis de ces indicateurs? Ces indicateurs peuvent être à la fois des mesures financières et non financières.
- Quelles sont les principales tendances qui ressortent d’année en année des analyses de variance des profits et pertes? La compréhension de ces tendances donnera un aperçu de la performance de l'entreprise (c'est-à-dire du cabinet d'avocats).
- Quelle est la rentabilité par partenaire? Quels coûts sont inclus dans ce calcul? Comment les revenus sont-ils répartis entre les partenaires prestataires et référents?
- Quels étaient les frais généraux du cabinet (coûts fixes et variables) au cours de la dernière année? Quelle a été leur variation par rapport aux années précédentes? Quelle est leur projection pour l’année à venir?
- Quel a été le taux d’utilisation globale du cabinet au cours de l’année passée (par rapport à l’année précédente)? Ventilez l’utilisation entre les différents niveaux de personnel et les divers domaines de pratique.
Ce ne sont que certains des éléments sur lesquels se pencher. Il est impératif de noter que ces paramètres et questions clés varieront en fonction de la taille du cabinet et du type du domaine de droit qu'il pratique.
Le fait est que, chaque cabinet d'avocats devrait déterminer comment il envisage de mesurer sa performance pour ensuite mettre en place des paramètres appropriés qui devraient être réétudiés au moins une fois par an. En fait, je recommande que ces révisions soient effectuées mensuellement. Généralement, quelques heures par mois sont nécessaires pour savoir comment se porte votre entreprise (c'est-à-dire votre cabinet).
Top 3 des résolutions du nouvel an
Written by Mayur Gadhia, CPA, CA, Founder of CloudAct CPA Professional Corporation.
