Nouvelle normalité, nouvelle routine au bureau

Empty white table and chair on business meeting room

Les experts et les futurologues sont très occupés à anticiper ce qui arrivera une fois la réouverture de l’économie. Nous ne prétendons pas savoir ce que l’avenir nous réserve, mais nous constatons tout de même certains changements au quotidien des gens qui pourraient influencer positivement votre pratique.   

Les documents

Intégrer les signatures numériques à votre pratique et recevoir les paiements électroniques sont deux tendances qui, nous croyons, permettront de protéger les personnes et de rendre nos activités plus efficaces.  

Les documents et les chèques sont manipulés par énormément de personnes, ce qui peut ralentir les opérations. Lorsque la Financière des avocates et avocats a adopté les signatures électroniques, nous avons trouvé le processus fluide et n’avons eu aucun problème à nous adapter. Il est clair, les gens sont prêts à réduire leur dépendance à l’encre. Nous avons aussi découvert que plusieurs personnes sont heureuses de passer aux débits préautorisés pour les primes d’assurance.

Les déplacements

Certaines personnes doivent poursuivre leur travail dans leur foyer pour quelques mois encore, et peut-être même pour le reste de l’année. De nombreux praticiens indépendants passent moins de temps sur la route grâce aux documents électroniques et aux appels vidéo. Si vous conduisez moins, votre assureur pourrait vous offrir temporairement un tarif réduit. Par exemple, La Personnelle offre des rabais à celles et ceux qui utilisent moins leur voiture durant la pandémie. Tout s’accumule. 

Les remboursements

Si vous payez pour des passes familiales de transport en commun, ou les offrez à vos employés comme initiative verte, vous devriez vous informer si votre entreprise locale de transport en commun offre des rabais ou des passes prépayées. 

Connaissez vos limites

Les banques limitent habituellement les transferts d’argent à 3 000 $ par jour, et imposent également une limite hebdomadaire. Pour les montants d’ampleur plus importante, vous pouvez vous servir des dépôts directs vers votre compte.

Le confort

Des chaises de bureau de bonne qualité peuvent se révéler très dispendieuses et très demandées compte tenu du maintien des politiques de télétravail. En effet, plusieurs travailleurs se préparent au long périple de l’isolement. Vous devriez acheter votre chaise dès maintenant. Si vous avez minimisé l’importance de munir votre bureau de matériel ergonomique, pensez aux répercussions à long terme que votre décision pourrait avoir sur votre santé. Une chaise confortable ainsi qu’un bon bureau sont essentiels. 

L’entretien ménager 

Maintenir un milieu de travail sécuritaire et aseptisé favorisant la productivité de vos employés et vous permettant de rencontrer des clients demande beaucoup de préparation. Il faut prendre en compte les coûts relatifs au nettoyage et penser aux répercussions que pourraient avoir les mesures de distanciation sociale imposées sur votre budget et l’environnement de travail. Par exemple, vous pourriez être obligé d’instaurer un horaire tournant pour pouvoir gérer la circulation au bureau et la sécurité du personnel. 

La communication

Vos clients et employés veulent savoir quelles sont les démarches que vous entreprenez pour mettre en place un environnement sécuritaire. Montrez à vos clients que la sécurité est un enjeu que vous prenez au sérieux, et expliquez en détail quelles sont vos procédures en ce qui a trait aux réunions en personne dans votre bureau. Pensez à un formulaire classique, ou encore à une liste de points importants que vous pouvez envoyer à tous avant une rencontre. Les gens seront reconnaissants du respect que vous témoignez envers leur bien-être. 

Il ne s’agit ici que de quelques tendances parmi bien d’autres qui, nous croyons, affecteront la communauté juridique dans les mois à venir. D’autres tendances verront le jour. Au fur et à mesure que des changements prendront place, nous ferons de notre mieux pour partager ce que nous apprenons et définir quelle est la meilleure voie à suivre pour votre pratique. 

Nous ne prétendons pas savoir ce que l’avenir nous réserve, mais nous constatons tout de même certains changements au quotidien des gens qui pourraient influencer positivement votre pratique.   

 

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21 juillet 2020