L’Association d’assurances du Barreau canadien (l’« AABC ») et sa filiale, la Financière des avocats Services consultatifs Inc. ( « LFAS », qui, avec l’AABC, est désignée collectivement dans la présente politique par les termes « nous », « notre » ou « nos ») s’engagent à protéger les renseignements personnels (définis ci-dessous) de nos clients (« vous » ou « votre »). La présente politique énonce nos principes et nos pratiques concernant le traitement de vos renseignements personnels, qui sont fondés sur les principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), ainsi que sur les lois provinciales applicables en la matière.
La Financière des avocates et avocats est une marque de commerce de l’AABC.
Protection des renseignements personnels ?
La présente politique de protection des renseignements personnels s’inscrit dans le cadre de notre engagement à respecter votre vie privée et à veiller à ce que tous les renseignements personnels en notre possession soient protégés et utilisés conformément à la loi. Indépendamment de l’expansion des services et des produits que nous proposons et de l’évolution de la technologie que nous utilisons, nous restons déterminés à protéger vos renseignements personnels.
Nous nous associons à certaines des compagnies d’assurance et des sociétés de placement les plus respectées au Canada (y compris leurs sociétés affiliées), à des conseillers en assurance, à des représentants commerciaux, à des agents et à des courtiers (collectivement, les « partenaires ») à des fins de commandite et pour fournir des produits d’assurance et des produits financiers complets et abordables.La présente politique de protection des renseignements personnels ne s’applique qu’aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons, et ne s’applique pas aux renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués par l’un de nos partenaires.Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de protection des renseignements personnels, du contenu ou des activités de nos partenaires. Nous vous recommandons vivement de consulter les politiques de protection des renseignements personnels applicables à nos partenaires avant de leur divulguer tout renseignement personnel. Cliquez ici pour obtenir davantage de renseignements sur les politiques de protection des renseignements personnels de nos partenaires.
Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?
Nous considérons que les « renseignements personnels » désignent tout renseignement, fourni et consigné sous quelque forme que ce soit, verbalement ou par écrit (notamment par l’intermédiaire de médias électroniques), concernant une personne identifiée ou une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ces renseignements et peut englober la plupart des types de renseignements comme l’adresse d’une personne, son numéro de téléphone personnel, sa date de naissance, sa situation familiale, son état civil, sa profession, ses antécédents financiers, les renseignements sur son permis de conduire, les renseignements de son dossier de conducteur, les détails de son hypothèque et de son prêt, son expérience antérieure en matière d’assurance, son historique de réclamations, son dossier de conducteur, son numéro de police et le numéro d’identification de son véhicule.
Les renseignements personnels ne comprennent toutefois pas les coordonnées professionnelles comme le nom, le titre, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone ou l’adresse courriel qui sont recueillies, utilisées ou divulguées uniquement dans le but de communiquer avec cette personne dans le cadre de son emploi ou de sa profession.
La présente politique de protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux données dépersonnalisées, qui sont des renseignements qui ne peuvent être rattachés à une personne identifiable. Nous conservons le droit d’utiliser ces données dépersonnalisées de la manière que nous jugeons appropriée.
Motifs de collecte et d'utilisation des renseignements personnels
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous, de nos partenaires ou de toute personne que vous avez autorisée à nous les communiquer. Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels afin de :
- (a) vous fournir nos produits et nos services;
- (b) servir de liaison entre vous et nos partenaires;
- (c) exécuter diverses fonctions liées aux produits et aux services que nous commanditons ou fournissons, notamment la collecte des primes pour le compte des assureurs;
- (d) gérer nos relations avec, entre autres, nos clients et nos partenaires;
- (e) satisfaire aux obligations légales et aux exigences réglementaires;
- (f) surveiller la compétitivité des tarifs et des services fournis par nos partenaires;
- (g) faciliter le renouvellement ou le transfert de vos produits, notamment d’une police d’assurance que nous avons souscrite pour vous, dans le cas où nous déciderions de changer de partenaire ou de contractant; et
- (h) pour toute autre utilisation en accord avec ces objectifs.
Les renseignements personnels que nous demandons dépendent du service ou des produits sur lesquels vous vous renseignez ou pour lesquels vous faites une demande.
MÉTHODE DE COLLECTE ET D’UTILISATION DES renseignements personnels
Nous ne recueillons et n’utilisons les renseignements personnels qu’à des fins qui, selon nous, seraient considérées comme raisonnables dans les circonstances et uniquement les renseignements nécessaires pour vous fournir des produits, des services ou des renseignements à vous, nos clients.
Notre utilisation des renseignements personnels est limitée aux fins décrites dans la présente politique et nous ne vendrons, ni n’échangerons, ni ne troquerons vos renseignements personnels à une autre partie pour une contrepartie.
Sauf dans le cadre de la fourniture de produits et de services d’assurance, de placements et de l’administration de prestations, nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 18 ans, en particulier auprès d’enfants de moins de 13 ans, et nous n’utilisons pas ces renseignements si nous découvrons qu’ils ont été fournis par un mineur.
Divulgation de vos renseignements personnels
Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels aux entités suivantes :
- (a) nos sociétés affiliées et nos partenaires pour vous fournir divers produits et services d’assurance et de placement;
- (b) les personnes ou les organismes qui nous aident à vous fournir nos produits ou nos services (« fournisseurs tiers »), comprenant, sans toutefois s’y limiter, la maintenance, l’examen et l’élaboration de nos systèmes, de nos processus et de notre infrastructure, notamment l’audit ou l’amélioration de nos systèmes informatiques;
- (c) les personnes auxquelles vous pourriez expressément nous demander de divulguer vos renseignements personnels;
- (d) les personnes ou les organismes impliqués dans un transfert de tout ou partie de nos activités ou de nos actifs, notamment un transfert de tout ou partie de nos produits ou de nos plans ou une réorganisation d’entreprise de l’AABC ou de LFAS.
Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels, sauf si cela est nécessaire pour vous fournir des produits ou des services ou pour administrer et gérer nos produits et nos services.
L’AABC et LFAS pourraient échanger des renseignements sur les membres entre elles et avec leur affiliée, l’Association du Barreau canadien (ABC), dans le but de permettre à chacune des parties de mieux servir leurs clients ou leurs membres et de fournir à ces derniers des renseignements sur les produits et les services qui pourraient les intéresser. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient partagés avec l’ABC, vous pouvez nous demander de ne pas le faire, comme indiqué ci-dessous.
Si nous transférons ou divulguons des renseignements personnels à des fournisseurs tiers, nous exigerons d’eux qu’ils utilisent ces renseignements personnels uniquement dans le but de nous fournir des services à nous ou à nos clients et qu’ils disposent de mesures de sauvegarde appropriées pour la protection de ces renseignements personnels.
Alors que les renseignements personnels peuvent faire l’objet d’un transfert à un autre organisme en vue d’une fusion ou d’une fusion-absorption de l’AABC ou de LFAS ou du transfert d’une partie des actifs ou de nos produits ou de nos services à une autre partie, nous ne le ferons que si les parties ont conclu une entente en vertu de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements (notamment les renseignements personnels) sont limitées aux fins de la transaction proposée, notamment à la décision de procéder ou non à la transaction, et doivent être utilisées par les parties pour mener à bien et clore la transaction.
Veuillez noter qu’il existe des circonstances dans lesquelles l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels peuvent être justifiées ou autorisées ou dans lesquelles nous pourrions être obligés de divulguer des renseignements sans votre consentement. Ces circonstances peuvent inclure :
- (a) lorsque la loi l’exige ou lorsqu’un tribunal, un organisme administratif ou un tribunal gouvernemental l’ordonne ou l’exige;
- (b) lorsque nous estimons, sur la base de motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
- (c) lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de recouvrer des sommes qui nous sont dues;
- (d) lorsque cela est nécessaire pour nous permettre d’intenter des recours ou de limiter les dommages que nous pourrions subir;
- (e) lorsque les renseignements sont publics, comme le permet la loi.
Lorsque nous sommes obligés ou autorisés à divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, nous ne divulguons que ceux qui sont nécessaires.
Consentement
Sauf si la loi le permet, aucun renseignement personnel n’est recueilli sans avoir obtenu au préalable le consentement de la personne concernée pour la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la diffusion de ces renseignements. Toutefois, nous pouvons solliciter le consentement pour l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels après leur collecte dans les cas où nous devons, ou souhaitons, utiliser les renseignements à une fin non identifiée dans la présente politique de protection des renseignements personnels ou non identifiée précédemment ou à laquelle la personne concernée n’a pas consenti précédemment.
La présente politique de protection des renseignements personnels est susceptible d’être modifiée de temps à autre. Le fait de nous fournir des renseignements personnels signifie que la personne concernée accepte et consent à ce que nous puissions recueillir, utiliser, divulguer et retenir ses renseignements personnels conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels et, le cas échéant, des autorisations ou des consentements particuliers peuvent être obtenus de temps à autre. Veuillez vous assurer de consulter régulièrement cette politique de protection des renseignements personnels.
OPTION DE RETRAIT
Vous avez l’option, moyennant un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions légales et contractuelles, de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la rétention de vos renseignements personnels.
Il convient de noter que, dans certaines circonstances, les produits et les services ne peuvent être offerts que si vous nous fournissez des renseignements personnels et si vous nous permettez de continuer à utiliser ces renseignements. Si vous choisissez de ne pas nous fournir ou de ne pas nous permettre de continuer à utiliser les renseignements personnels requis afin de vous fournir le produit ou le service que vous avez demandé, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir ce produit ou ce service et que nous devions mettre fin à ce produit ou à ce service en raison du retrait de votre consentement.
Si vous souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires sur les conséquences du retrait de votre consentement ou si vous ne souhaitez pas que nous partagions vos renseignements personnels avec nos partenaires, vous pouvez nous en aviser en communiquant avec notre bureau de la protection de la vie privée en envoyant un courriel à protection.vp@financieredesavocats.ca ou en composant le 1 800 267-2422.
EXACTITUDE ET RÉTENTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous nous efforçons de faire en sorte que tous les renseignements personnels fournis et en notre possession soient aussi exacts, actuels et complets que nécessaire aux fins pour lesquelles nous les utilisons. Si nous nous rendons compte que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou désuets, nous les réviserons et, si nécessaire, nous ferons tout notre possible pour en informer nos partenaires ou nos fournisseurs tiers qui ont reçu des renseignements inexacts afin qu’ils puissent également corriger leurs dossiers.
Nous ne conservons vos renseignements personnels que dans la mesure où ils sont nécessaires pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La durée de rétention des renseignements varie en fonction du produit ou du service et de la nature des renseignements. Cette période peut s’étendre au-delà de la fin de votre relation avec nous, mais elle ne durera que le temps nécessaire pour que nous disposions de renseignements suffisants pour répondre à tout problème qui pourrait survenir ultérieurement, conformément à nos politiques de rétention des documents, et comme l’exige la loi. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins décrites dans la présente politique, nous disposons de procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir sous une forme anonyme en toute sécurité.
Actuellement, nous stockons vos renseignements personnels au Canada. Toutefois, nos partenaires et nos fournisseurs tiers pourraient transmettre ou stocker vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada, et ceux-ci pourraient donc être assujettis aux lois de cette autre juridiction.
SAUVEGARDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous nous efforçons de maintenir une sécurité physique, procédurale et technique appropriée en ce qui a trait à nos bureaux et à nos installations de stockage des renseignements afin d’éviter toute perte, tout abus, tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute modification de vos renseignements personnels. Cela s’applique également à l’élimination ou à la destruction des renseignements personnels.
Nous protégeons en outre vos renseignements personnels en limitant leur accès aux employés de l’AABC, de LFAS ou de nos sociétés affiliées qui ont besoin de connaître ces renseignements afin de pouvoir vous fournir nos produits, nos services ou nos renseignements.
Nous avons recours à des contrats et à d’autres mesures avec nos partenaires, nos fournisseurs tiers ou tout autre fournisseur extérieur afin de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et d’empêcher qu’ils ne soient utilisés à des fins non autorisées.
Si l’un de nos employés utilise abusivement vos renseignements personnels, cela sera considéré comme une faute grave pour laquelle des sanctions disciplinaires pourront être prises, pouvant aller jusqu’au congédiement.
ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers. Les demandes doivent être faites par écrit et nous être envoyées par lettre à notre adresse physique ou par courriel, comme indiqué ci-dessous. Nous autorisons le droit raisonnable d’accès et de consultation des renseignements personnels que nous détenons sur une personne et nous nous efforcerons de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, généralement au plus tard 30 jours après la demande. Afin de nous prémunir contre les demandes d’accès frauduleuses, nous pourrions exiger des renseignements suffisants pour nous permettre de confirmer que la personne qui fait la demande est autorisée à le faire avant de lui en accorder l’accès ou d’apporter des corrections.
Nous vous fournirons des renseignements tirés de nos dossiers sous une forme facile à comprendre. Nous nous réservons le droit de ne pas modifier les renseignements personnels, mais nous ajouterons tout autre texte que la personne concernée jugera approprié.
Nous nous réservons le droit de refuser de donner accès aux renseignements personnels lorsque les renseignements demandés :
- (a) divulgueraient :
- (i) des renseignements personnels, notamment des opinions au sujet d’une autre personne ou d’une personne décédée;
- (ii) des secrets commerciaux ou d’autres renseignements commerciaux confidentiels qui pourraient nous nuire ou nuire à la position concurrentielle d’un tiers;
- (b) interféreraient avec nos négociations contractuelles ou autres ou celles d’un tiers;
- (c) sont soumis au privilège des communications entre client et avocat ou au privilège relatif au litige;
- (d) ne seraient pas immédiatement récupérables et les frais à engager ou le coût à assumer pour les fournir seraient disproportionnés par rapport à la nature ou à la valeur des renseignements;
- (e) n’existent pas, ne sont pas en notre possession ou lorsqu’il nous est impossible de les trouver;
- (f) pourraient raisonnablement entraîner :
- (i) un préjudice sérieux au traitement ou à la guérison de la personne concernée,
- (ii) un préjudice émotionnel sérieux pour la personne concernée ou une autre personne,
- (iii) un préjudice corporel sérieux à une autre personne;
- (g) pourraient nuire ou interférer avec les activités d’application de la loi et d’autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions;
- (h) pourraient être retenus ou devoir être retenus en vertu de la législation applicable.
Lorsque les renseignements ne seront pas ou ne pourront pas être divulgués, la personne qui en fait la demande sera informée des raisons de la non-divulgation.
Nous ne répondrons pas aux demandes d’accès répétitives ou vexatoires et, pour prendre une telle décision, nous tiendrons compte de facteurs comme la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour, le but dans lequel ils sont utilisés ainsi que leur nature.
Nous ne vous facturerons pas la vérification ou la correction de vos renseignements, toutefois, dans la mesure permise par la loi applicable, des frais minimes peuvent être imposés si vous avez besoin d’un exemplaire des dossiers.
Nous fournissons à nos clients et à d’autres personnes un accès général à notre site Web public. Notre serveur Web recueille des renseignements généraux sur les visiteurs comme leur nom de domaine, l’heure et la durée de leur visite et les pages auxquelles ils accèdent. Ces renseignements sont utilisés en interne, uniquement sous forme agrégée, pour nous permettre de mieux servir les visiteurs en nous aidant à :
- (a) gérer notre site;
- (b) diagnostiquer tout problème technique;
- (c) améliorer le contenu de notre site Web.
Au cours de son utilisation d’Internet, une personne sera informée de l’utilisation courante des témoins. Les témoins sont des fichiers ou des éléments d’information qui peuvent être stockés sur le disque dur d’un ordinateur lorsqu’une personne visite un site Web. La plupart des navigateurs Internet sont initialement configurés pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter les témoins, vous pouvez configurer le vôtre pour qu’il refuse les témoins ou pour qu’il vous avertisse lorsque des témoins sont envoyés. Les témoins « temporaires » sont des segments d’information temporaires qui sont effacés dès qu’un visiteur quitte la fenêtre de son navigateur Web ou éteint son ordinateur. Les témoins temporaires sont utilisés pour améliorer la navigation sur les sites Web et pour recueillir des informations statistiques détaillées. Notre site Web utilise des témoins temporaires et des témoins persistants.
Les témoins « persistants » sont des segments d’information plus permanents qui sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et y restent tant qu’ils ne sont pas supprimés. Les témoins persistants stockent des renseignements sur l’ordinateur d’un visiteur à plusieurs fins, notamment pour récupérer certains renseignements fournis antérieurement (par exemple, les mots de passe), pour aider à déterminer les sections du site Web que les visiteurs trouvent les plus utiles et pour personnaliser le site Web en fonction des préférences des visiteurs.
Bien que les témoins permettent au site de vous identifier en tant qu’utilisateur précis, ils ne vous reconnaissent pas par votre nom ou d’autres renseignements personnels. Aucun renseignement personnel n’est recueilli par le biais de nos témoins.
Les sections « Obtenir une soumission » de notre site Web peuvent être utilisées pour demander une estimation ou obtenir davantage de renseignements sur nos produits et nos plans commandités. Afin de répondre à votre demande, cette section requiert que vous fournissiez certains renseignements personnels. Ces renseignements sont transmis à l’un de nos partenaires dans votre région et ne sont pas retenus par nous.
Les renseignements personnels fournis à des tiers dont les sites Web ont été consultés par le biais d’hyperliens sur notre site Web seront régis par la politique de protection des renseignements personnels de ces tiers. Nous vous encourageons à lire la politique de protection des renseignements personnels de tout site Web que vous visitez.
NOUS CONTACTER AU SUJET DE PRÉOCCUPATIONS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ
Dans le cas où vous auriez des questions sur :
- (a) l’accès à vos renseignements personnels;
- (b) notre collecte, notre utilisation, notre gestion ou notre divulgation des renseignements personnels;
- (c) cette politique de protection des renseignements personnels;
veuillez contacter notre bureau de la protection de la vie privée en envoyant un courriel à protection.vp@financieredesavocats.ca ou en appelant le 1 800 267-2422.
Nous examinerons toutes les plaintes et si l’une d’entre elles est justifiée, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour résoudre le problème. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à une plainte concernant notre conformité à la présente politique de protection des renseignements personnels ou concernant l’une de nos politiques et pratiques relatives au traitement des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissaire fédéral à la protection de la vie privée au 112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3, 1 800 282-1376, ou avec le commissaire à la protection de la vie privée de la province où les renseignements personnels ont été recueillis ou sont stockés. De plus amples renseignements, notamment les coordonnées des commissaires à la protection de la vie privée provinciaux, peuvent être obtenus sur le site Web du Commissaire fédéral à la protection de la vie privée, au http://www.priv.gc.ca.
Politiques de confidentialité de nos Partenaires
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